¿Qué es una nota de débito y en qué casos usarla?
¿Tienes que hacer un cargo adicional a una factura emitida? En este caso, tendrás que recurrir a una nota de débito. Si no conoces en qué consiste este documento y cómo emitirlo, en este artículo te lo explicamos.
¿Qué es una nota de débito?
Se trata de un documento que se genera con el fin de modificar una boleta o factura emitida con anterioridad, cuya Constancia de Recepción (CDR) figure como aceptada.
Dicha modificación está asociada a una diferencia de precio que favorece al vendedor o prestador de servicios. En otras palabras, las empresas generan notas de débito cuando necesitan recuperar algún gasto o costo incurrido con posterioridad a la emisión del comprobante al que hace referencia, ya sea por intereses, comisiones, gastos de envíos, etc.
Así, mediante este documento, los negocios pueden notificar a los clientes que se les realizará un cobro adicional al que figura en su comprobante.
¿En qué se diferencia la nota de débito de la nota de crédito?
Una nota de crédito es un documento que se genera para anular una factura electrónica, ya sea porque se cometió un error, la operación se canceló o se realizará una devolución total o parcial.
Si bien ambos documentos se usan para modificar un comprobante previo, en el caso de la nota de débito, el importe es a favor de la empresa, mientras que en la nota de crédito sucede lo contrario, es decir, el beneficiado es el receptor de la factura.
Definitivamente el principal motivo para Sunat es disminuir el índice de evasión de impuesto.
Por ejemplo, si una empresa genera una factura a un cliente por un valor de S/100, pero por costos de envío la suma total a pagar asciende a S/150, la empresa puede emitir una nota de débito por S/50.
Otro caso podría ser el de un banco que debe aplicar intereses a un cliente moroso. En este caso, la entidad financiera puede emitir una nota de débito para reflejar el interés adicional acumulado debido a la mora.
Por otro lado, una nota de crédito podría generarse en el caso de que un cliente necesite solicitar una devolución por un producto defectuoso. En este ejemplo, la empresa procederá a emitir este documento por el monto total de la compra, con lo cual el cliente podrá recibir un reembolso completo a través de crédito o en efectivo.
Como vemos, a diferencia del caso anterior, con la nota de crédito la empresa queda a deber al cliente.
¿Cómo emitir una nota de débito?
Existen dos formas para generar este documento. La primera es a través del portal de SUNAT, para lo cual debes realizar los siguientes pasos:
- Ingresa al portal de Operaciones en Línea de SUNAT con tu RUC y contraseña.
- Haz clic en la opción “Emitir Nota de Débito” (se encuentra en la siguiente ruta: Empresa - Comprobantes de pago - SEE SOL - Factura electrónica)
- Completa los datos de la nota de débito: tipo, número de la factura electrónica que se modificará y motivo o sustento de la emisión de la nota. Luego haz clic en “Continuar”.
- Selecciona el ícono del lápiz para editar el valor. Presiona “Continuar”.
Antes de emitir la nota de débito, tendrás acceso a una vista preliminar para verificar los datos.
Al terminar, podrás imprimir o descargar el documento para enviarlo a tu cliente.
Otra alternativa para emitir una nota de débito es hacerlo con un sistema de venta que incluya facturación electrónica, como NovoFact.